Sara Berte leidt dienst Burgerzaken

Haast iedere Rodenaar zal op een of ander moment in diens leven al eens een bezoek aan de dienst Burgerzaken hebben gebracht. Gewoon via de hoofdingang het gemeentehuis in de Dorpsstraat binnenstappen en je bent er.

Maar wat doet de dienst Burgerzaken nu precies? ‘Veel meer dan enkel je identiteitskaart vernieuwen of een nieuwe reispas klaarleggen. Daarvoor kan je aankloppen bij onze dienst Bevolking, een van onze drie afdelingen. Al doen de vier medewerkers van de dienst Bevolking veel meer dan dat. Je kan er onder meer terecht voor een adreswijziging, een bewijs van woonst en allerlei attesten en uittreksels’, legt diensthoofd Burgerzaken Sara Berte uit.

‘Daarnaast is er de dienst Burgerlijke Stand. De twee collega’s daar houden zich bezig met alles wat met de levensloop te maken heeft. Van geboorte tot overlijden en alles wat tussenin kan gebeuren zoals een huwelijk of een echtscheiding. En dan is er nog de driekoppige dienst Vreemdelingenzaken, het centrale aanspreekpunt voor buitenlandse inwoners voor zaken zoals inschrijvingen en verblijfskaarten.’

Geen wachtrijen meer

En het is bij die twee laatste diensten dat er veranderingen op til zijn. ‘Vanaf half september zullen de diensten Burgerlijke Stand en Vreemdelingen op afspraak werken. Die nieuwe aanpak heeft meerdere voordelen. Zo is het om te beginnen efficiënter werken voor onze mensen. Nu weten onze medewerkers zo goed als nooit op voorhand wie er zal langskomen en vooral welke soort hulp ze nodig hebben. Door een afspraak te maken, kunnen onze mensen dossiers beter voorbereiden. Ze kunnen zelf al opzoekingen doen en burgers vragen om bepaalde documenten mee te nemen. Dat vergroot de kans dat een dossier de dag zelf al opgestart en misschien zelfs afgerond wordt. Tijdswinst dus voor zowel de inwoners als het personeel. Wachtrijen bij de twee diensten zullen tot het verleden behoren. Vanaf het najaar hebben we ook meer zicht op wanneer het druk zal zijn en wanneer wat minder. Dat maakt dat je het personeel efficiënter kan inzetten.’

Voor de omschakeling zijn er wel nog wat aanpassingen en voorbereidingen nodig. ‘We moeten via de website natuurlijk de mogelijkheid geven om een afspraak te maken. Ook zullen we nog zo veel mogelijk informatie toevoegen zodat de mensen goed weten wat ze allemaal moeten meenemen en hoe ze zich nog kunnen voorbereiden’, verduidelijkt Sara. ‘In de inkomhal komt er een kiosk met een scherm waar de burger zich kan aanmelden en zo meteen weet waar die moet zijn. Ook wie bij de dienst Bevolking moet zijn en dus geen afspraak nodig heeft, moet zich daar aanmelden. Wie niet zo goed met het scherm overweg kan, kan nog altijd een medewerker om hulp vragen.’

De gemeente zal niet van de ene dag op de andere overstappen naar het nieuwe systeem. ‘Via een communicatiecampagne zullen we Rodenaren goed op de hoogte brengen. Ook voor het personeel zal het in begin wat wennen zijn. Niet alles zal meteen perfect verlopen, dat kan ook haast niet. In het begin zorgen we voor voldoende ruime tijdsblokken. Nadien sturen we bij waar dat nodig is.’

Vruchten plukken

Er waait duidelijk een nieuwe wind doorheen de dienst Burgerzaken. Pas sinds september van vorig jaar is Sara er aan de slag als diensthoofd. ‘Het idee om de dienst Burgerzaken te moderniseren was er al voor mijn komst. In de vacature stond wel uitdrukkelijk dat de gemeente een jurist zocht om die efficiëntere dienstverlening uit te bouwen. Ik kon me helemaal vinden in die jobomschrijving’, lacht Sara. ‘Ik was al een tijdje op zoek naar iets nieuws en deze job was me op het lijf geschreven. Ik heb de voorbije tien jaar gewerkt voor Fednot, de overkoepelende organisatie voor notarissen in ons land. De laatste vijf jaar hielp ik notarissen bij de digitalisering en papierloos werken. Om dus, net zoals voor de gemeente, de burger beter van dienst te zijn.

Ik gaf advies en startte alles mee op, maar daar stopte het. Ik kon nooit echt de vruchten plukken van al het voorbereidende werk. Hier zal dat anders zijn.’

‘Ook nieuw voor mij is de samenwerking met de lokale politiek, al verloopt die prima. Ik heb mijn plannen uiteengezet bij de bevoegde schepen en de rest van het schepencollege en iedereen was enthousiast. Mijn visie is zeker gedragen door de politiek. En door het team. Ze begrijpen dat we als dienst vooruit moeten in het belang van de burger en dat zij er ook voordeel bij hebben. En ook belangrijk: we doen dit niet hals-overkop maar stap voor stap.’

Nog meer digitaal

En Sara heeft nog andere plannen. Zo wil ze het bestaande digitale loket verder uitbouwen én breder bekendmaken. ‘Via het digitale loket kunnen burgers al veel attesten en afschriften online aanvragen. Niet alleen handig voor het personeel maar ook voor de inwoners, die daarvoor niet naar het gemeentehuis hoeven te komen. Toch kan het digitale loket nog meer gebruikt worden. Via de gemeentelijke infokanalen wil ik de mensen nog extra wijzen op het bestaan ervan. En we willen het digitale loket nog optimaliseren en uitbreiden. Bijvoorbeeld door een extra formulier aan te maken om een adreswijziging door te geven. Dat kan nu via e-mail, maar soms zorgt dat voor nogal wat berichten heen en weer.’

Waar Sara niet aan zal sleutelen, zijn de openingsuren. ‘Die zijn niet zo lang voor mijn komst al verbeterd. Er is momenteel geen nood of vraag om ze te veranderen. We zijn iedere weekdag open van 8 tot 12 uur, behalve op woensdag. Dan hebben we een namiddagopening. Dat is handig voor onder meer het aanvragen van een kids-ID, want kinderen moeten daarvoor meekomen. En ook op zaterdag in de voormiddag kan je terecht bij de dienst Bevolking. Want voor wie overdag voltijds werkt, is het anders moeilijk om op het gemeentehuis te geraken.’

Sterke samenhang

Zelf is Sara iedere werkdag op het gemeentehuis. Ze hoeft immers niet van heel ver te komen. ‘Ik ben afkomstig van Kalmthout, maar sinds 2021 woon ik in Sint-Genesius-Rode. Hoe ik hier terecht ben gekomen? Mijn verloofde, die ik op het werk in Brussel heb leren kennen, is afkomstig uit Dour. We hebben eerst nog met ons zoontje op een appartement in Antwerpen gewoond, om dan uiteindelijk ergens tussenin te landen, in Sint-Genesius-Rode. Groen, levendig en vlak bij Brussel, wat kan je nog meer willen? We wonen hier graag. Dat ik nu in mijn eigen gemeente kan werken, is zeker een pluspunt. Ik kom geregeld met de fiets naar het werk. Vanuit De Hoek ben ik dan een tiental minuutjes onderweg. Ik werk ook echt graag voor de gemeente. Het verschil kunnen maken voor de burger, dat motiveert me. En in dienst zijn van een gemeentebestuur is helemaal niet saai. Elke dag is anders, het is altijd boeiend. Er hangt ook een goede sfeer. Niet enkel binnen het team, ook over de diensten heen. De gemeente zet in op een sterkere samenhang door activiteiten voor het personeel te organiseren. En over de work-lifebalans mogen we zeker niet klagen. Ik ben niet voor de overheid beginnen te werken voor het aantal vakantiedagen, maar het is wel mooi meegenomen.’


Tekst: Jelle Schepers
Foto: © TDW
Uit: buurten juni 2026